A koronavírus miatti karanténhelyzet a vállalkozások többségét home officera kényszerítette. Ez viszont rengeteg kihívással is jár. A kommunikációt és a meglévő munkafolyamatokat hirtelen az online térben kell megoldani. Digitális transzformációs ügyekben kompetens szakmai partnerünk, a Further Digital Solutions összegyűjtötte azokat a szoftveres eszközöket, amik ebben a periódusban segítségünkre lehetnek.
Videós távmunka szoftverek
Az elsődleges probléma legtöbb vállalkozás számára az, hogy hogyan kommunikáljanak, ha már személyes találkozókra nincs lehetőség. Szerencsére, bőven vannak megoldások, amik ha helyettesíteni nem is helyettesítik a személyes megbeszéléseket, de lehetővé teszik a “szemtől szembe” kommunikációt a kibertérben is.
- Google Meet – A Google videókonferencia applikációját azért szeretjük, mert egyetlen linket meghívva már beszélgethetünk. Elegendő egy böngésző hozzá, nincs szükség további applikáció telepítésére. Minden alapfunkció, mint a csoportos konferenciabeszélgetések, a chat vagy a képernyőmegosztás megtalálható már az alapverzióban is. A járványra való tekintettel pedig, a Google a prémium verzió funkcióit is elérhetővé tette az összes G Suite felhasználó számára. Különösen szeretjük a Google Calendar-al való integrációját.
- Zoom – Bár az utóbbi napokban több adatbiztonsági problémával is meggyűlt a Zoom fejlesztők baja, továbbra is az egyik legkedveltebb videóhívó applikáció. Az ingyenes verzióban maximum 100 résztvevővel és legfeljebb 40 perces hívást indíthatunk, de havi 15 dollárért már olyan prémium funkciókat is kapunk mint a résztvevők csoportos elnémítása vagy a hívás audió és videó rögzítése. A Google Meet-hez hasonlóan rendelkezik Google Calendar integrációval, bár ez már egy kis extra beállítást igényel. Amit kevésbé szeretünk a Zoom-ban, hogy mind számítógépre, mind mobiltelefonra szükséges az applikáció telepítése, nem lehet egyenesen a böngészőből használni.
- Microsoft Teams – Ha sem a Google Meet, sem a Zoom nem nyerte el a tetszésünket, akkor meg lehet próbálni a Microsoft Teams alkalmazását. Legfőbb előnye az Office 365 szoftvercsomaggal való integrációja, így ha már eleve azt használjuk, érdemes a Teams felé tekintenünk.
Távmunka chat programok
De mi van ha nem videó vagy hanghívást szeretnénk indítani? Vannak helyzetek, amikor az írásos kommunikáció megfelelőbb, hiszen az nem vész el és később is visszakereshető. Persze, megoldható volna ez is Facebook Messengeren vagy WhatsAppon, de ezek nem üzleti felhasználásra lettek kitalálva és ugye nem is szeretnénk keverni a személyes és üzleti kommunikációt?
- Slack – A mi személyes kedvencünk. Különböző publikus és privát csatornákban kommunikálhatunk a csapatunkkal, illetve fájlokat és linkeket csatolhatunk minden beszélgetéshez amelyeket később is könnyen és gyorsan visszakereshetünk. Egyetlen kattintással audió vagy akár Google Meet hívást is kezdeményezhetünk. A Slack segítségével a távkommunikáció megérkezett a 21. századba.
- Signal – Ha tartunk attól, hogy a bizalmas információink és beszélgetéseink kiszivárognak vagy hackerek kezébe kerülnek, akkor a Signalt ajánljuk. A Signal a teljes üzleti modelljét arra építette, hogy biztonságos és titkosított magánbeszélgetéseket tett lehetővé. Még Edward Snowden is a Signalt használja.
Fájlmegosztás és dokumentumkezelés
Távmunkában hirtelen felértékelődött az, hogy a dokumentumainkat könnyen és rendszerezetten tudjuk tárolni, keresni és megosztani. Szerencsére ez sem nehéz, a jól megszokott irodai megoldások manapság már a felhőben is megtalálhatóak.
- Microsoft Office 365 – A Microsoft már több mint két évtizede uralja az irodai szoftverek piacát és amióta az Office 365 a felhőbe költözött, megkapott minden olyan funkcionalitást ami elengedhetetlen egy modern dokumentumkezelő szoftverben. A COVID-19 járványra való tekintettel, az E1 csomagjukat fél évre ingyenessé tették.
- Google Drive – A Drive talán a legnépszerűbb ingyenes online dokumentumkezelő a piacon. Segítségével könnyen létre tudunk hozni dokumentumokat, táblázatokat és prezentációkat is. Ezeket megoszthatjuk csapatunkkal, majd a Drive segítségével könnyedén kollaborálhatunk is rajtuk. A Microsoft Word és Excel integrációk is alapból megtalálhatóak benne. Az ingyenes verzióban 15 Gb tárhelyet kapunk.
- Box.com – Ha nagy mennyiségű fájlt kell megosztanunk, akkor a Box most 3 hónapig ingyenessé tette a Business csomagját. Ebben a csomagban most végtelen tárhelyet kapunk és akár 5 Gb-os fájlokat is tárolhatunk.
Produktivitás
Az egyik legnehezebb feladat home officeban az, hogy hatékonyak és rendszerezettek maradjunk. Az alábbi szoftveres eszközök ebben segítenek.
- Google Calendar – A legegyszerűbb dolog amit tehetünk a produktivitásunk szempontjából az, hogy elkezdjük megtervezni a hetünk egy online kalendárium segítségével. A Google kalendárium applikációja tökéletes erre: létrehozhatunk személyes és céges naptárat, beállíthatunk értesítőket vagy meghívhatunk másokat egy online találkozóra. A találkozóhoz egyetlen kattintással rendelhetünk egy Google Meet vagy Zoom linket.
- Toggl – Cégvezetők egyik leggyakoribb félelme a távmunkával kapcsolatosan az, hogy mi történik majd ha a kollégák nem végzik a munkájukat? Vannak olyan alkalmazott monitoring eszközök mint az ActivTrak vagy a DeskTime. Ezek segítségével pontosan láthatunk mindent ami a kolléga a számítógépen csinál: milyen applikációkat nyit meg, miben mennyi időt tölt el vagy akár azt is milyen weboldalakat látogat. Azonban az ilyen eszközök hosszú távon csak rombolják a bizalmat, ezért inkább egy olyan szoftver ajánlunk mint a Toggl. A Toggl-ben az alkalmazottra van bízva, hogy elindítsa és leállítsa az órát, de egy kis odafigyeléssel és a megfelelő bizalmi alapú vállalati kultúrával így is könnyen kiszúrható ha egy alkalmazott inkább Netflixezik munka helyett.
- Productive.io – A productive.io a mi első számú választásunk ami a produktivitás szoftvereket illeti. Könnyedén nyomon követhetőek benne a projektjeink és feladataink, sőt, még egy egyszerű értékesítési modul is van benne amivel a leadjeinket követhetjük. A mi kedvenc funkciónk viszont a budgeting, aminek a segítségével részletesen nyomon követhetjük a projektek költségvetését, legyen az óradíjas, fix díjas vagy átalánydíjas. Minderről pontos riportokat kapunk és még akár a számlázó modult is használhatjuk ha szeretnénk. Felhasználónként 15 dollárt kell fizetnünk érte, ami nem olcsó, de ha ki tudjuk használni a funkciókat, akkor gyorsan megtérül.
- Monday.com – A Monday talán a legrugalmasabb produktivitás szoftver amit láttunk. Különböző táblákon szinte bármilyen folyamatot le lehet képezni, majd a csapattal kollaborálni. Lehet használni értékesítésben, projektmenedzsmentre, toborzásra vagy akár ellátási lánc követésre. A koronavírussal érintett területeken tevékenykedő szervezetek és alapítványok most ingyen használhatják.
- Remote Desktop – Irodában gyakran előfordul, hogy ha meg kell oldani egy problémát, átsétálunk a kolléga számítógépéhez és együtt megoldjuk a problémát. Ha online is szeretnénk átadni a kollégának az egerünket, hátradőlni és várni, hogy megoldja a problémát, akkor a TeamViewer, AnyDesk vagy a Splashtop segítségünkre lehet.
Biztonsági mentések és adatbiztonság
Nincs is annál kellemetlenebb mint ha meghibásodik a számítógépünk és elvesztünk minden adatot. Érdemes kiszámolni mennyibe kerül ilyenkor a dokumentumok újbóli elkészítése. Ugye, hogy nem éri meg kockáztatni?
- Carbonite – Bár manapság legtöbb dokumentum, email és információ a felhőben tárolódik, elkerülhetetlen az, hogy ne legyen olyan dokumentumunk amit csak lokálisan tárolunk. Ilyenkor tud segíteni a Carbonite, ami a háttérben futva automatikusan biztonsági mentéseket készít a gépünkről és ezeket titkosítva felhőbe menti. Az igazán barátságos havi 6 dollárért végtelen tárhelyet kapunk a felhőben.
- 1Password – Ennyi új szoftver használatával nagy szükségünk lesz arra is, hogy valahol tároljuk a sok jelszót. A 1Password segít a jelszavak biztonságos, titkosított tárolásában és lehetővé teszi, hogy bármilyen szoftverbe és weboldalra egyetlen kattintással belépjünk. A járvány idejére minden magán és céges fiók ingyenes.
Gyerekeknek
Nem csak a vállalatok alkalmazottai kerültek home officebe, hanem a gyerekek is home suliba. Ez pedig külön kihívásokkal jár, hiszen a szülőknek nemcsak a munkájukat kell hatékonyan ellátni, hanem a gyerekekkel is foglalkozni kell. Az alábbiak segítenek a gyerekek oktatásában, de akár arra is tökéletesek, hogy lefoglaljuk őket arra a 30 percre amíg a fontos tárgyalás zajlik.
- Bookr Kids – A Bookr Kids egy magyar kezdeményezésű edtech és edutainment kiadó. Applikációjukon keresztül számos interaktív mesekönyv és oktatási anyag érhető el. A Bookr Suli alkalmazásuk pedig tanároknak segít, hogy élményalapú digitális könyvek segítségével fejlesszék a szövegértést.
- Duelbox – A Duelbox egy másik magyar kezdeményezés. Segítségével élményszerű, interaktív kvízjátékokat lehet készíteni, nevetést csalva a diákok szájára. A koronavírus miatt, a platform prémium funkcióit teljesen ingyenessé tették.
- Audible – Az Audible a világ vezető audiobook szolgáltatója. Most ingyenesen szolgáltat meséket gyerekeknek, 6 különböző nyelven. Amíg az iskolák zárva tartanak, addig az Audible ingyenes lesz.
Extra
- Support.com – A support.com technikai támogatást nyújt bárkinek aki elakad, technikai problémákkal küzd, vagy egyszerűen csak hatékonyabban szeretné használni az online eszközeit. A koronavírusra való tekintettel, a support.com most ingyenes szolgáltatást nyújt minden home officeban dolgozónak.
Végül egy jó hírt is megosztanék. A listát írva, rövid idő alatt nyilvánvalóvá vált számomra, hogy a felsorolt szoftverek ugyanúgy alkalmazhatóak klasszikus irodai körülmények között.
Aki most elkezdi ezeket az eszközöket használni, az a járvány elteltével is ki tudja majd használni az ezekben rejlő lehetőségeket és az irodában is sokkal hatékonyabb lesz majd.
Az összeállítást készítette:
Illés Péter, a Further Digital Solutions vezetője, digitális transzformáció specialista, IT tanácsadó. A Furthernél 6 éve teljesen távmunkában dolgozik csapatával, jelentős tapasztalatot gyűjtve arról, hogyan lehet hatékonyan dolgozni home officeban.
